Tee keikkatyöstä tuottoisaa toimivalla laskutuksella

Laskutus on keikkatyön haastavin ja yritykselle se tärkein osuus: miten kerätä tehokkaasti yhteen kaikki työt ja tarvikkeet laskutusta varten niin, ettei mikään tieto mene hukkaan? Hyvät rutiinit säästävät kaikkien aikaa ja saavat laskutuksen toimimaan, mutta rutiinien toimivuus joutuu koetukselle ennen kaikkea kiireisinä aikoina.

Ecom Jet on suunniteltu ja tehty erityisesti rakennusalan ja talotekniikkayritysten käyttöön.Ecom Jet on suunniteltu ja tehty erityisesti rakennusalan ja talotekniikkayritysten käyttöön.

Digitaaliset työlähetteet pysyvät aina mukana

Uutta työtä vastaanotettaessa on kirjattava huolellisesti heti kaikki oleellinen työn suorittamiseen liittyvä tieto ylös: sovitut työt, niihin tarvittavat tarvikkeet ja asiakkaan laskutusosoite. Realistisuus töiden aikatauluttamisessa säästää hankaluuksilta jatkossa.

Töiden suunnittelemiseksi tarvitaan tilatun keikkatyön kirjaus ylös sekä arvio sen kestosta. Suunnittelussa ja aloittamisessa kannattaa pyrkiä siihen, että jokainen tieto syötetään järjestelmään vain kertaalleen. Sen jälkeen tiedot ovat seurattavissa vaihe vaiheelta projektin edetessä.

Tiedon liikkuminen yrityksen sisällä vaikuttaa projektien hoitoon. Jos työmääräimet on aina haettava paperilla konttorilta, se hidastaa keikkatöiden aloittamista. Lisäksi lähetelapun kadotessa voi samalla hävitä tieto siitä, mitä kohteessa tarkalleen on tehty. Vaarana on, että osa työstä jää tällöin laskuttamatta.

Samoin voi käydä, jos tehdystä työstä aletaan täyttää lappua vasta työn valmistuttua. Osa työvaiheista ja tarvikkeista saattaa jäädä kirjaamatta – varsinkin jos aikaa kuluu yhtään pidempään.

Hyvissä työmääräimissä asiakkaan tiedot, työnkuvaus ja tarvittavat tarvikkeet on selkeästi ilmaistu. Silloin kun työmääräimet tehdään suoraan sähköiseen järjestelmään, kuten Ecom Jettiin, voi keikkatyöntekijä käyttää niitä mukanaan olevalta älylaitteelta, esim. älypuhelimelta. Vastaavasti keikkatyöntekijät voivat kirjata tekemänsä työt ja kohteessa käytetyt tarvikkeet suoraan työmaalla sähköiseen järjestelmään.

Ecom Jet on suuri apu keikkatöissä

  • helppokäyttöisiä ja toimialakohtaisia ohjelmistoja sekä taloushallintopalveluja
  • suunniteltu erityisesti sähkö-, LVI- ja rakennusalan yrityksille
  • Ecom Jet vapauttaa aikaa tuottavaan työhön ja säästää yrityksen kuluissa

Tutustu Ecom Jettiin


HUOM!
Ecom on tehnyt ohjelmistoonsa tutustumisen sinulle vieläkin helpommaksi. Opas on saatavana äänikirjana, jota voit kuunnella vaikka autossa matkalla työmaalle.


Keikkatöiden ja tarvikkeiden huolellinen kirjaaminen vaikuttaa suoraan yrityksen tulokseen

Oikeiden tarvikkeiden kerääminen ja niiden tarkka kirjaaminen on tärkeä osa niin itse keikkatyötä kuin laskutustakin. Merkinnät on hyvä tehdä etupainotteisesti. Varastosta kerättävät tavarat merkitään asiakkaalle tehtävään työmääräimeen, jotta ne ovat varmasti mukana laskulla. Tukkuliikkeestä tilattavien tavaroiden mukana saatava lähete on erinomainen pohja yrityksen omalle laskutukselle.

Keikkatöiden teettäminen paperille käsin kirjattuina johtaa päällekkäiseen työhön, kun samoja tietoja merkitään moneen kertaan useampaan paikkaan ennen kuin päästään laskutukseen asti.

Virheelliset laskut ovat yritykselle mainehaitta

Epäselvästi täytetyt keikkalaput eivät palvele ketään, kaikkein vähiten laskuttajaa, joka joutuu ne käsittelemään. Aikaa kuluu hukkaan myös, mikäli työnjohto joutuu soittelemaan asentajille tarkistaessaan laskutukseen meneviä tietoja.

Pahimmassa tapauksessa mahdolliset väärinkäsitykset näkyvät asiakkaalle asti virheellisenä laskuna ja se ei herätä luottamusta yritykseen. Lisäksi niistä aiheutuu yritykselle turhaa, tuottamatonta työtä.

Erittäin hyvä rutiini olisikin varata työkeikalla pieni rauhallinen hetki työmääräimen rivien huolelliseen kirjaamiseen. Sähköiseen järjestelmään kirjaamisella päästään eroon epäselvistä käsialoista, alan slangin eri tulkinnoista sekä päällekkäisestä työstä, kun esimerkiksi työnjohdon ei tarvitse tehdä tarvittavia merkintöjä uudelleen.

Ecom Jet mahdollistaa sujuvat rutiinit ja helpon laskutuksen

  1. Tilauksen vastaanotto:
  • sähköiseen järjestelmään kirjataan suoraan keikkatyön tarvittavat tiedot kuten työkohteen osoite, laskun maksaja, selkeä kuvaus työstä ja sen aikataulu.
  1. Työn valmistelu
  • kirjattu työ siirretään työjonoon, josta työnjohto pystyy tarkistamaan työlistan ja jakamaan työt asentajille.
  • etukäteen tilattavat tarvikkeet tilaa työnjohto, muussa tapauksessa asentajat hakevat työssä tarvittavat tarvikkeet itse tukkuliikkeestä
  • jokainen tilaus hoidetaan kohteittain, näin tukkuliikkeestä saatava lista hyödyntää omaa laskutusta
  • käytetään järjestelmällisesti tilauksen lähetenumeroa viitteenä
  1. Työn aloittaminen
  • aloitusajankohta kirjataan ylös
  • työtunnit ja käytetyt tarvikkeet kirjataan ylös jokaisen osa-alueen valmistuttua, ennen seuraavaan työvaiheeseen jatkamista
  1. Valmiin keikan tarkistus ja laskutus
  • työnjohto tarkistaa järjestelmästä valmiin keikan, siihen käytetyt tarvikkeet sekä kuluneet työtunnit palkanlaskentaa varten
  • paperilähetteitä käytettäessä asentaja kirjaa tunnit ja palkkatapahtumat käsin, jonka jälkeen työnjohto tarkistaa ne ja siirtää määrät palkanlaskentaan ja laskutukseen
  • laskutus on sujuvaa, kun laskutuksen perusteena olevat tarvikkeet ja työtunnit on kirjattu jo työmaalla keikkatyötä tehdessä

Yrityksen varallisuutta ei kannata sitoa varaston ylläpitoon

Paras varasto on sellaisella asennusliikkeellä, joka käyttää varastonaan tukkuliikkeen varastoa. Tarvittavat tavarat hankitaan tukusta vain kulutuksen mukaan ja vasta, kun niille on maksava asiakas tiedossa.

Hyödynnä tavarantoimittajilta saatavaa tietoa

Tavarantoimittajien ostolaskut kannattaa vastaanottaa sähköisinä. Tukkuliikkeelle annetun työlähetenumeron avulla pystytään lasku kohdentamaan rivi riviltä oikeaan lähetteeseen ja rivit voidaan ohjata automaattisesti laskutukseen.

Rakennus- ja talotekniikka-alan oma ohjelmisto

Ota keikat entistä paremmin haltuun Ecom Jet -ohjelmistolla, joka on suunniteltu nimenomaan rakennus- ja talotekniikka-alan projektien hallintaan, laskutusta unohtamatta. Voit käyttää Ecom Jetin turvallista pilvipalvelua tietokoneelta, tabletista tai puhelimesta, oletpa missä tahansa.

Tutustu Ecom Jettiin

Tilaa ilmainen verkkoesittely


 
Päivitetty
30.11.2021