Mikä on tärkeää toimiston sisustamisessa?

Ajatellaan että tarkoituksenmukainen toimistotila riittää. Turhaa panostaa sisustukseen. Kuitenkin sisustuksen huomiotta jättäminen vaikuttaa suoraan niin toimistossa viihtymiseen kuin esimerkiksi asiakkaiden ensivaikutelmaan yrityksestä. Kannattaako siis jättää toimiston sisustaminen vain tavaroiden summamutikassa paikoilleen asetteluun? Rakentaja laittoi teorian todelliseen testiin ja päätti muuttaa uusiin tiloihin.

Uusien tilojen kalustus alkaa Porin Puuvillassa jo hiljalleen hahmottua. Työt Rakentajan toimistolla ovat vielä hieman kesken.Uusien tilojen kalustus alkaa Porin Puuvillassa jo hiljalleen hahmottua. Työt Rakentajan toimistolla ovat vielä hieman kesken.

Vanhat Rakentajan tilat todettiin heti alussa toimiston suunnittelijan Eeva Hauta-Heikkilän kanssa juuri ”tarkoituksenmukaisiksi”. Kaikki mahtuivat toimistolle ja uusille työntekijöillekin löytyi aina paikka, mutta tilaa ei voinut sanoa inspiroivaksi. Myös tarkoituksenmukaisuus alkoi kärsiä palaveritilojen puutteessa. Vierailijoille toimistotila ei jättänyt mielikuvaa Rakentajan brändistä.

Loosi-sisustus eristää katseilta, mutta ei ääniltä. Kuva Rakentajan vanhalta toimistolta.Loosi-sisustus eristää katseilta, mutta ei ääniltä. Kuva Rakentajan vanhalta toimistolta.
Toimiston sisääntulon tulisi sanoa: "tervetuloa". Kuva Rakentajan vanhalta toimistolta.Toimiston sisääntulon tulisi sanoa: "tervetuloa". Kuva Rakentajan vanhalta toimistolta.

Työryhmä etsimään uusia tiloja

Uusien tilojen etsintään on monessa tapauksessa hyvä ottaa mukaan useita eri toimijoita yrityksestä. Eri työtehtävät vaativat erilaisia tiloja eikä yhden ihmisen näkemys aina palvele kaikkien tarpeita.

Tilan ei tarvitse jäädä mieleen, mutta tunnelmasta on hyvä jäädä muistijälki. Se takaa myös asiakkaiden palaamisen palveluittesi pariin. Toki ihmisillä tilassa on suuri merkitys siinä, minkälaisen muistijäljen jätämme vierailijoihimme.

Näistä merkeistä tiedät, että toimistolle on aika tehdä jotain:

  • Saatko asiakkailtasi positiivista palautetta?
  • Viihtyvätkö asiakkaasi toimistolla?
  • Masentaako töihin lähteminen ja huonot työtilat?
  • Tavarat eivät mahdu enää minnekään
  • Toiminnot ja tarpeet ovat muuttuneet
  • Väkeä on enemmän joko etätöissä tai toimistolla

Sisustussuunnittelija ohjaa oikeille raiteille

Rakentaja.fi teki yhteistyötä sisustussuunnittelija Eeva Hauta-Heikkilän kanssa toteuttaakseen toimivan toimistokonseptin. Valmiit sisustussuunnittelijan tekemät vaihtoehdot virittävät keskustelun heti oikeille raiteilleen.

rakentaja-muuttaa-422x500

– Kun työryhmälle annetaan vaihtoehtoja, se ohjaa keskustelua oikeisiin asioihin, Hauta-Heikkilä kertoo. Vaihtoehtoja on helpompaa vertailla valmiista pohjapiirroksista, kuin että keskusteltaisiin aiheesta ilman mitään etukäteistietoa tai suunnitelmaa.

Hauta-Heikkilä oli suunnitellut Rakentajan kaksi valmista pohjapiirrosta niin, että niistä oli helppo poimia parhaat vaihtoehdot ja yhdistellä Rakentajalle parhaiten sopiva toimistotila. Sisustussuunnittelijasta on tässä suuri apu. Mallien ei välttämättä tarvitse olla kiveen hakattuja ja valmiita vaan erilaisten ratkaisuiden esittely ja vertaileminen on sisustussuunnittelijan ammattitaidon parasta hyödyntämistä.

Huomioi suunnittelussa ainakin seuraavat seikat:

  • Ota huomioon ihmiset: työntekijät ja asiakkaat
  • Yrityksen brändi
  • Onko tilaa riittävästi kaikille toiminnoille ja ihmisille?
  • Jos ovia on monta, mitä reittiä käytetään eniten?
  • Häiritseekö jatkuva liikkuminen jonkun työtä?
  • Onko toimistolla tarpeeksi tiloja myös hiljaiseen työskentelyyn?
  • Onko riittävästi oikean kokoisia kokoustiloja?
  • Toimiiko akustiikka?
  • Toimiiko lämmitys tai viilennys sekä tarpeellinen ilmanvaihto?Ovatko taukotilat kunnossa ja riittävät?

Mieti, mitä sijoitellaan ja minne

Hauta-Heikkilä korosti toimistosuunnittelun lähtevän käytännön asioista ja toimiston arkirutiinien helpottamisesta. Esimerkiksi postituspiste Rakentajan uusissa tiloissa sijoitettiin lähelle tulostuspistettä työn sujuvuuden takaamiseksi.

Vinkkinä Hauta-Heikkilä suositteli, ettei hallitsevia, korkeita kaappeja kannata aina laittaa seinänviereen. Ne saattavat peittää kauniit seinäpinnat ja viedä sisustuksellista viihtyvyyttä tilasta. Kaapeilla voidaan myös jakaa toimiston tiloja eri tarkoituksiin, mutta esimerkiksi vaatekaappeja ei kannata laittaa ulko-ovesta kauhean kauas, sillä siinähän niitä juuri tarvitaan.

Ei trendejä vaan ajattomuutta

Sisustustrendejä toki seurataan myös toimistosuunnittelussa, mutta ne eivät missään nimessä ole niin hallitsevia tai voimakkaita kuin kotien sisustussuunnittelussa. Sisustustrendit eivät ole toimistosuunnittelussa pääasiassa vaan ennemminkin yrityksen omat värit ja brändi.
– Sisustuksen tulee olla ajatonta, mutta ajan hengessä mukana, sanoo Hauta-Heikkilä.

Rakentajan uusi toimistotila sai ihanaa ilmettä vanhasta tiiliseinästä. Vanha tiili ja näkyviin jätetyt ilmastointiputket tekevät tilasta mielenkiintoisen silmälle. ”Industrial” on myös ollut sisustussuunnittelussa paljon käytetty suunta, joka jatkaa vielä sisustustrendien kärjessäkin vielä pitkään.

Viherkasveilla luot viihtyisyyttä toimistoon.Viherkasveilla luot viihtyisyyttä toimistoon.

Missä toimistossa on hyvä istua?

Kaapit työpisteen takana estävät liikenteen ja toimivat säilytyksenä.Kaapit työpisteen takana estävät liikenteen ja toimivat säilytyksenä.

Toimistossa, jossa istuu useita työntekijöitä, löytyy varmasti myös useita mielipiteitä itselle sopivasta istumapaikasta. Nykyisellään toimistot ovat etätöiden lisäännyttyä siirtyneen kuitenkin enemmän ”vapaisiin paikkoihin”, joissa paikkoja ei ole nimetty kenellekään vaan istut siihen mihin ehdit tai mahdut.

Kaikille ei suinkaan ole tärkeää istua joka päivä samalla paikalla. Toisille oma paikka on taas työviihtyvyyden ja tuotteliaisuuden edellytys. Nämä asiat pitää ehdottomasti ottaa huomioon toimistosuunnittelussa. Toimistossa onkin hyvä sijoitella paikkoja kaikille sopiviin tiloihin. Pitää olla hiljaisempaa aluetta, valoa toisille ja hämärää toisille sekä paikkoja vuorovaikutukselle.

Hyvänä esimerkkinä työpöydän sijoittamisesta Rakentajan toimistolla tuli erityisesti puhetta siitä, miten oman tuolin takana ei saisi olla kulkureittiä. Jatkuva edestakainen liikenne häiritsee varmasti keskittymistä työhön. Jälleen uusi kriteeri suunnittelijan pöydälle.

Pidä toimisto siistinä – helpommin sanottu kuin tehty

On hyvä huomioida, ettei toimiston siivoaminen ja järjestäminen riitä vain muuton aikana. Toimistoa tulee pitää siistinä jatkuvasti ja se onnistuu vain hyvällä kalustuksella, järjestelmällisyydellä sekä säännöillä.
– Sen verran pitää olla kaikilla kaappitilaa, että siivo säilyy, tähdentää Rakentajan liiketoimintajohtaja Inka Partanen.

Hyvä järjestys edesauttaa myös viihtyvyyttä ja vaikuttaa toimiston paloturvallisuuteen. Esimerkiksi kaappien päälle kerääntyy helposti ylimääräistä paperia ja rojua. Siksipä jokaiselle nimikoitu kaappitila on tärkeä siisteyden ja turvallisuudenkin kannalta.

Vielä saa olla paikat sekaisin. Me vasta muutamme.Vielä saa olla paikat sekaisin. Me vasta muutamme.

Hyvän toimiston salaisuus

Toimisto on yrityksen käyntikortti ja tuotantopaikka. Sen pitää inspiroida ja houkutella paikalle. Samalla tilojen tulee olla käytännöllisiä ja toiminnallisesti hyvin suunnitellut.
 

Vierailijoille toimistotilan ei tarvitse jäädä mieleen, vaan sen tunnelma ja hyvä fiilis. Hyvän ilmapiirin toimistolla luovat kuitenkin tilassa toimivat ihmiset ja meillä Rakentajalla se ei voisi olla parempi.

toimiston ilmapiiri-750x422
 
Julkaistu
12.3.2021